Um ein Inkasso zu beauftragen, ist es zwingend erforderlich, dass die Forderung gerechtfertigt und unanfechtbar ist. Es muss sichergestellt sein, dass dem Inkasso-Auftraggeber das Geld zusteht. Deshalb muss die Legitimität der Forderung nachgewiesen werden. Hierfür kann beispielsweise der unterschriebene Vertrag und die Rechnung vorgelegt werden.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Qualität der Ware oder die Erbringung von Dienstleistungen ordnungsgemäß erfolgt sein muss. Sollte ein Schuldner Mängel feststellen und sich beschweren, ist diese Angelegenheit zunächst zu klären. Dies gilt besonders im Falle
angemeldeter Gewährleistungsmängel. 

Wenn die Bedenken des Schuldners berechtigt sind, kann der Inkasso-Auftraggeber seine Forderung eventuell noch nicht stellen, da sie in diesem Fall nicht berechtigt ist und die Voraussetzungen für die Beauftragung des Inkassos nicht erfüllt werden.

Beispiel einer Forderung: 

Eine Forderung bei einem Werkvertrag (z.B. bei einer Reparatur oder der Herstellung eines Maßanzugs) ist beispielsweise die Zahlung des vereinbarten Lohns durch den Auftraggeber an den Unternehmer, sobald dieser das vereinbarte Werk abgeschlossen hat und dieses abgenommen wurde.

Eine Rechnung ist ein formelles Schriftstück, das an einen Kunden gesendet wird, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu bestätigen und eine Zahlung anzufordern.

Gesetzliche Vorschriften regeln detailliert, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss. Diese Regelungen sind insbesondere für den Vorsteuerabzug des Empfängers einer Rechnung relevant. Es liegt in seiner Verantwortung, die Angaben in der Rechnung auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Wichtige Bestandteile, die in einer Rechnung enthalten sein müssen:

1. Verkäuferdetails: Vollständiger Name, Adresse und Kontaktinformationen des Verkäufers oder des Unternehmens, welches die Rechnung ausstellt.

2. Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

3. Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Angabe der Menge und der handelsüblichen Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.

4. Entgelt: Das Entgelt und der hierauf entfallende Steuerbetrag sowie der Steuersatz oder ein Hinweis, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Auch im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts.

Eine Rechnung mit Beträgen von über 250 Euro brutto muss zusätzlich gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UstG folgende Angaben enthalten: 

1. Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer, mit der die Rechnung identifiziert werden kann.

2. Kundendetails: Vollständiger Name, Adresse und Kontaktinformationen des Kunden, an den die Rechnung gesendet wird.

3. Steuern: Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer. 

4. Zahlungsbedingungen: Informationen darüber, wie und innerhalb welches Zeitraums die Zahlung geleistet werden soll.

5. Liefer- u. Leistungsbedingungen: Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Leistung.

6. Kontaktdaten: Kontaktinformationen für Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit der Rechnung.

Es ist wichtig, dass die Rechnung korrekt ist, professionell aussieht und alle relevanten Angaben enthält. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass der Kunde die Rechnung versteht und sie schnell und einfach bezahlen kann. Auch wird damit sichergestellt, dass die Rechnung später, z.B. im Rahmen einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt, nicht beanstandet wird.

Verzug ist eine rechtliche Situation die eintritt, wenn eine Person oder ein Unternehmen ihre Pflicht zur Zahlung nicht rechtzeitig erfüllt. In Deutschland gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er eine Forderung nach Ablauf des vereinbarten Zahlungstermins noch nicht bezahlt hat. Verzug kann sowohl bei Geldforderungen als auch bei der Übertragung von Gütern oder der Leistung von Dienstleistungen auftreten.

Verzug hat rechtliche Konsequenzen, einschließlich des Anspruchs auf Verzugszinsen, einer Mahnung und in schwerwiegenderen Fällen, einer Klage. 

Es müssen grundsätzlich folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit ein Schuldner in Verzug gerät:

1. Eine Forderung muss bestehen: Es muss eine gültige und durchsetzbare (fällige und nicht verjährte) Forderung bestehen. 

2. Ablauf des Zahlungstermins: Der Schuldner darf die Forderung nach Ablauf des vereinbarten Zahlungstermins noch nicht bezahlt haben. Wurde keine Zahlungsfrist vereinbart, gilt die gesetzliche Frist nach        § 286 Abs. 3 BGB von 30 Tagen.

3. Mahnung des Gläubigers: In § 286 Abs. 1 BGB findet sich eine weitere Voraussetzung damit Verzug eintritt. Demnach kommt der Schuldner erst in Verzug, wenn er vom Gläubiger gemahnt wurde. 

Auch wichtig zu wissen:
• Vor Fälligkeit ist eine provisorische Mahnung wirkungslos!
• Kalendermäßige Bestimmung: Gem. § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ist eine
kalendermäßige Bestimmung der Leistungspflicht einer Mahnung gleichgestellt. (Datumsangabe zwingend erforderlich!)

 
Mehr zur Mahnung erfahren Sie unter nachfolgendem Reiter. 
Es ist wichtig zu beachten, dass in bestimmten Fällen, wie beispielsweise bei Nichtzahlung oder Insolvenz des Schuldners, kein Verzug vorliegt, selbst wenn die anderen Voraussetzungen erfüllt
sind. 

Eine Mahnung ist ein Schreiben, in dem darauf hingewiesen wird, dass eine Zahlung überfällig ist und dass rechtliche Schritte eingeleitet werden können, wenn die Zahlung nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt. 

Tipps, wie man eine juristisch korrekte Mahnung schreibt:

1. Adressaten: Sicherstellen, dass die Adresse des Schuldners korrekt ist und dass das Schreiben an die richtige Person gerichtet ist.

2. Übersichtliches Format: Sicherstellen, dass das Schreiben gut organisiert und übersichtlich ist, damit der Empfänger die wichtigsten Informationen sofort erkennt.

3. Klare Sprache: Klare, präzise Sprache verwenden, um den Zweck der Mahnung zu verdeutlichen.

4. Daten und Beträge: Alle relevanten Daten und Beträge angeben, einschließlich des Überweisungsdatums, des Fälligkeitsdatums und des ausstehenden Betrags.

5. Fristen: Klare Frist angeben, innerhalb derer die Zahlung erfolgen muss, um weitere rechtliche Schritte zu vermeiden.

6. Unterschrift: Sich vergewissern, dass das Schreiben von einer berechtigten Person unterzeichnet wurde.

7. Kopien: Eine Kopie des Schreibens für die Unterlagen behalten.

Diese rechtlichen Anforderungen für Mahnungen müssen genau eingehalten werden damit diese wirksam sind. 

Materiell-rechtliche Einwände sind Einwände gegen die Forderung selbst, zum Beispiel:

• Schlechtleistung

• Minderleistung

• Mitverschulden

• Nichtigkeit des Vertrages

• Verjährung

• Stundung

Solange der Schuldner derartige Einwände gegen die Forderung nicht erhebt, gilt sie als unstrittig.

Streitig wird die Forderung allerdings auch dann, wenn der Schuldner gegen einen Mahnbescheid Widerspruch bzw. gegen einen Vollstreckungsbescheid Einspruch einlegt. Denn damit wechselt das Verfahren vom Widerspruchsverfahren in das sog. streitige Verfahren. Der Gläubiger muss dann seinen Anspruch formal begründen bzw. ggf. durch einen Anwalt begründen lassen. Das ist dann nicht mehr Gegenstand des Inkassoverfahrens / Forderungsmanagements.

Grundsätzlich gilt das Prinzip, dass die Umsatzsteuer der private Endverbraucher zahlen muss. Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer auf seine Einkäufe ausgibt und die er von den Finanzbehörden zurückfordern kann, wenn er vorsteuerabzugsberechtigt ist. 

Das heißt beispielsweise im Umkehrschluss auch für den Kunden, dass er die Vorsteuer, die auf der Abrechnung des beauftragten Inkassounternehmens aufgeführt ist, ebenso bei seinem Finanzamt geltend machen kann! 

Die Vorsteuer kann nur auf Rechnungen geltend gemacht werden, die den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen, und nur für Waren und Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens verwendet werden.

Die Vorsteuer wird auf die Einkaufspreise aufgeschlagen und erhöht somit die Kosten für das Unternehmen. Wenn das Unternehmen jedoch vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann es die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen und so die Kosten reduzieren. 

Die Vorsteuerabzugsberechtigung ist ein Recht, das Unternehmer und Selbstständige in der Europäischen Union und in vielen anderen Ländern haben, die Umsatzsteuer, die sie für geschäftliche Ausgaben gezahlt haben, von der Steuerbehörde zurückzufordern.

Die Umsatzsteuer, die auf geschäftliche Ausgaben gezahlt wird, kann wie zuvor gesagt als Vorsteuer bezeichnet werden. Unternehmen und Selbstständige, die Umsatzsteuer auf ihre Ausgaben zahlen, können diese Vorsteuer von der Steuerbehörde zurückfordern, wenn sie zum
Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Auf diese Weise können Kosten gespart werden, die sonst für geschäftliche Ausgaben aus eigener Tasche bezahlt werden müssten.
Es gibt bestimmte Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit man vorsteuerabzugsberechtigt ist. 

Nachfolgend die wichtigsten Anforderungen:

1. Registrierung als Unternehmen: Das Unternehmen muss beim Finanzamt registriert sein und eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten haben.

2. Geschäftlicher Zweck: Die Ausgaben müssen für geschäftliche Zwecke getätigt werden.

3. Nachweisbare Rechnungen: Das Unternehmen muss für jede Ausgabe, auf die es Vorsteuer geltend machen möchte, eine Rechnung erhalten haben, die die Umsatzsteuer ausweist. Die Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, wie den Namen und die Anschrift des Lieferanten sowie den Gesamtbetrag, einschließlich Umsatzsteuer.

4. Vorsteuerbetrag: Der Vorsteuerbetrag muss berechtigt und berechenbar sein.

5. Fristen: Die Vorsteuer muss innerhalb einer bestimmten Frist, die in der Regel ein Jahr beträgt, geltend gemacht werden.

Die im Rahmen des Inkassoprozesses anfallende Umsatzsteuer kann insoweit nur von der ARAG SE getragen werden, soweit der Kunde nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Der Unterschied bei der Vorsteuer zwischen Freiberuflern, Selbstständigen und Unternehmern besteht darin, dass Unternehmer die Vorsteuer in der Regel in voller Höhe geltend machen können und damit ihre Umsatzsteuerbelastung mindern können. 

Freiberufler und Selbstständige hingegen müssen in der Regel unterscheiden, ob die Ausgaben betrieblich oder privat veranlasst sind. Nur betrieblich veranlasste Ausgaben berechtigen zum Vorsteuerabzug. 

Wichtig: Wenn ein Freiberufler oder Selbstständiger jedoch sowohl betrieblich als auch privat genutzte Gegenstände kauft, muss er die anteilige Vorsteuer aufteilen und kann nur den betrieblichen Anteil geltend machen.

Eingetragene Vereine (e.V.) können grundsätzlich Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen, sofern sie als Unternehmer tätig und somit umsatzsteuerpflichtig sind. 

Hierbei gelten allerdings einige Besonderheiten, die beachtet werden sollten:

1. Vereinszweck: Der Verein muss steuerpflichtige wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, um Vorsteuer geltend machen zu können. Hierbei ist zu beachten, dass der Verein nicht nur gemeinnützige Tätigkeiten ausüben darf, sondern auch wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben
muss, die dem Vereinszweck dienen.

2. Vorsteuerabzug beschränkt: Der Vorsteuerabzug für eingetragene Vereine ist beschränkt auf diejenigen Ausgaben, die für die steuerpflichtige Tätigkeit anfallen. Wenn der Verein sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Tätigkeiten ausübt, muss er die Vorsteuer entsprechend aufteilen.

3. Vereinfachte Buchführung: Eingetragene Vereine, die im Rahmen ihrer steuerpflichtigen Tätigkeiten eine jährliche Umsatzgrenze von 17.500 Euro nicht überschreiten, können eine vereinfachte Buchführung durchführen. Hierbei müssen lediglich Einnahmen und Ausgaben
erfasst werden.

4. Vorsteuervergütung: Eingetragene Vereine können unter bestimmten Voraussetzungen eine Vorsteuervergütung beantragen, wenn sie in einem anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige Leistungen in Anspruch genommen haben.

5. Ausnahmen: Es gibt bestimmte Ausnahmen, bei denen e.V. keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Dies betrifft beispielsweise die Anschaffung von PKW oder die Inanspruchnahme von steuerfreien Leistungen.

Um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen, muss der Kunde Folgendes tun:

1. Rechnungen sammeln: Sammeln Sie zunächst alle Rechnungen, auf denen Vorsteuerbeträge ausgewiesen sind.

2. Überprüfung der Rechnungen: Überprüfen Sie die Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen, die die Finanzbehörden stellen, einschließlich der Angaben zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters. 

3. Umsatzsteuererklärung ausfüllen: Füllen Sie die entsprechende Rubrik in Ihrer Umsatzsteuererklärung aus und fügen Sie die Rechnungen als Anlage bei.

4. Übermittlung der Umsatzsteuererklärung: Übermitteln Sie die Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt.

5. Nachweis der Vorsteuer: Sie müssen dem Finanzamt auch einen Nachweis darüber liefern, dass die Vorsteuer tatsächlich bezahlt wurde.

Es ist wichtig, dass die Umsatzsteuererklärung pünktlich eingereicht wird und sichergestellt wird, dass alle Angaben korrekt sind, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden und eine
erfolgreiche Geltendmachung der Vorsteuer sicherzustellen.